Wat is een Single Source of Truth?

TL;DR: Een single source of truth doet wat het zegt: zorgen voor één centrale kennisbank in je bedrijf. Eén bron van informatie waarvan je 100% zeker bent dat ze helemaal up-to-date én juist is.

Zo vertrekt iedereen binnen je bedrijf vanuit dezelfde, correcte én actuele, data. Geen vijf Excelfiles. Geen oude bestanden. Geen discussie over welke versie nu écht klopt.

Voor Vlaamse KMO’s met veel- of constant wijzigende productdata is dat geen luxe, maar een must. Het zorgt ervoor dat je sneller werkt en minder fouten maakt.

Kortom; het bespaart je tijd, geld en frustraties. Het zorgt bovendien voor snellere output naar je webshop, salesmateriaal, productfiches, externe platformen en marketingcampagnes.

"Welke file is nu de juiste?"

Veel bedrijven hebben belangrijke bestanden die op meerdere pc's circuleren. Allemaal verschillende versies met minimale verschillen. Maar de verschillen zijn er. Files die constant geüpdatet worden en dan namen krijgen als: products_definitief_FINAL.xlsx.

En dan staat er nog een versie op de server. En eentje in de mailbox van sales. Of die in de marketingmap op Google Drive: ooit gekopieerd voor een Facebookcampagne. Of die ene file die IT gebruikte om de webshop bij te werken ...

En weet je? Dit werkt vaak behoorlijk goed. Vlamingen fixen zaken ook niet graag wanneer het niet helemaal kapot is.
Tot het natuurlijk leidt tot dure en tijdrovende fouten, zoals:

Een klant krijgt een verouderde productfiche, is misnoegd en klaagt (of dient een schadeclaim in).
Een product werd niet vertaald, staat toch online, maar verkoopt niet.
Sales en marketing gebruiken andere data, waardoor hun verhalen niet overeenstemmen en verwarring ontstaat bij klanten.
Een gemotiveerde productmanager wil alles juist hebben, maar zoekt urenlang naar de laatste versie van een productfiche.

Dat is het moment waarop slechte data geen IT-probleem meer is, maar wel een bedrijfsprobleem. Dan heb je nood aan een single source of truth.

Wat is een single source of truth? Een definitie

Een single source of truth is één centrale-, betrouwbare bron voor informatie. Geen blinde datadump, maar wel een gestructureerde database waarin productdata verzameld zit, gecontroleerd werd en up-to-date is.

IBM maakt daarbij een onderscheid tussen een “system of record” en een “source of truth”. De eerste is de gezaghebbende bron voor een specifiek domein, terwijl een source of truth die bronnen samenbrengt en harmoniseert.

Met andere woorden: je ERP kan perfect dé bron blijven voor prijzen, terwijl productomschrijvingen, technische fiches, afbeeldingen, vertalingen en marketingdata uit andere bronnen komen. De kunst is om dat slim samen te brengen en van daaruit verder te werken op je webshop, in de catalogus of salespresentaties. Daarover lees je hier alvast meer.

Waarom heeft een Vlaamse kmo nood aan een single source of truth?

Omdat veel kmo's te groot geworden zijn voor hun oude manier van werken. Veel Vlaamse bedrijven hebben geen gebrek aan data. Integendeel. Het probleem is dat die data verspreid zit over meerdere systemen, mensen, softwarepakketten en bestanden:

ERP-, CRM- en CMS-systemen
Excelbestanden
PDF’s van leveranciers
Gedeelde mappen en hotfolders, zoals Dropbox of SharePoint

Mailboxen
Webshopvelden
Technische documenten
Afbeeldingen en packshots
…

Iedere afdeling doet haar best. Sales maakt snel een presentatie. Marketing vult een advertentiecampagne. Productmanagement controleert specificaties op de webshop. Quality Control bewaakt labels, allergenen, veiligheidsdata of technische waarden. Maar zonder centrale waarheid werk je vooral naast elkaar, of vraag je elkaar steeds om hulp en validatie. En dàt kost tijd. Véél tijd. En zo dus uiteindelijk ook geld.

Waar maakt een single source of truth komaf mee?

1. Komaf met versiechaos en tijdsverlies

Als niemand zeker weet welke file de juiste is, verlies je elke keer opnieuw tijd. Je zoekt, vergelijkt, vraagt na, stuurt door, corrigeert en begint opnieuw.

2. Komaf met dubbel werk

Zonder centrale bron wordt dezelfde informatie vaak op verschillende plaatsen ingevoerd. Eerst in het ERP. Dan in de webshop. Dan op een productfiche. Dan in de catalogus. Dan nog eens in een vertaling … Dat is niet alleen inefficiënt. Het is ook vragen om fouten!

3. Komaf met fouten

Vooral bij technische producten in voeding, chemie of bouwmaterialen is een foutje snel gemaakt. Een verkeerde afmeting, oude technische waarde, foute eenheid of ontbrekende waarschuwing lijkt klein. Tot een klant erop verdergaat en kosten verhaalt op jouw bedrijf …

4. Komaf met inconsistente communicatie

Als productnamen, eigenschappen, omschrijvingen, eenheden en vertalingen overal anders zijn, ziet de klant dat ook. Dat voelt slordig en onbetrouwbaar.

5. Komaf met vertragingen

Nieuwe producten kunnen sneller naar de webshop, catalogus, productfiche of extern platform. Je moet niet wachten tot iemand alles manueel overtypt of R&D alles controleert. Je data kan sneller renderen.

Met een single source of truth ben je klaar voor de toekomst

Klaar voor strengere datavereisten

Productdata wordt steeds belangrijker. Denk aan technische documentatie, duurzaamheidsinformatie, veiligheidsdata en toekomstige productpaspoorten. De Europese Commissie ziet het Digital Product Passport als een manier om relevante productdata over onder meer duurzaamheid, herbruikbaarheid en milieu-impact digitaal beschikbaar te maken. Wie vandaag zijn productdata niet op orde heeft, zal morgen niet plots klaar zijn voor extra rapportering, labels of digitale productvereisten.

Hoe komt Data Jane hierbij kijken?

Data Jane helpt Vlaamse KMO’s om van verspreide productdata naar één bruikbare waarheid te gaan. Dat begint bij het samenbrengen van bronnen, zoals een ERP, CRM, Excelbestanden, PDF’s, hot folders, leverancierscatalogi, afbeeldingen, technische documenten en andere databronnen.

Data Jane bouwt dus een single source of truth, waarin we alle productdatabronnen bundelen. We stellen een aantal regels op (verplichte velden, primerende bronnen, terminologie, welke data nooit overschreven mag worden …), bekijken wat ontbreekt of beter kan en vullen in. Vervolgens zet je die data snel en moeiteloos in.

Een concreet voorbeeld: bij Vip Tools kwam veel productinformatie binnen via PDF’s van leveranciers. Die data was niet gestructureerd en moest manueel overgetikt worden in het ERP en de webshop. Vaak was hier geen tijd voor en gebeurde enkel het hoogst nodige om een offerte op te maken…

Data Jane leest nu alle leveranciersinformatie in, structureert ze, controleert ze, vertaalt ze en koppelt beelden aan de juiste producten. De webshop staat nu helemaal op punt en technische fiches worden automatisch gegenereerd in de huisstijl van Vip Tools.

Daarna brengen we in kaart:

welke data ontbreekt
welke data tegenstrijdig is
welke bron voorrang moet krijgen om bepaalde informatie in te vullen
welke velden verplicht zijn

welke termen consequent gebruikt moeten worden
welke eenheden correct zijn
welke vertalingen nodig zijn
welke output gegenereerd moet worden

Dat is waar data governance praktisch wordt. We maken duidelijk welke data klopt, welke fouten bevat, welke onvolledig is. Daarna kijken we welke bronnen relevant zijn, welke voorrang krijgen en hoe we dat omzetten in verrijkte data. Die sturen we dan door naar websites, platformen of gebruiken we om automatisch fiches mee te genereren.

Een voorbeeld van een single source of truth uit de praktijk

Stel: je krijgt van een leverancier een PDF met nieuwe productinformatie. Daarin staan technische specificaties, afmetingen, afbeeldingen en commerciële omschrijvingen.

Vandaag gebeurt dat vaak zo:

Je opent de PDF en begint productgegevens over te tikken in je ERP.
Je probeert de afbeeldingen uit die pdf te exporteren en koppelt die in aan het juiste product in je andere systemen.
Je stuurt dit door naar een graficus of marketeer en die probeert daar een productfiche mee op te stellen.
Een vertaler vertaalt alles voor de website en folders.
IT of Marketing zet alles in de webshop.
Quality Control of Productmarketeers (of erger nog: klanten) merken een fout op. Ze zetten dit in het beste geval zelf recht, of sturen weer een mail naar de verantwoordelijke.

Met Data Jane gaat dit proces sneller en geautomatiseerd.

Je laadt de pdf’s op, Data Jane leest ze uit, controleert ze op fouten en consistentie, waarna ze gekoppeld wordt aan het juiste product. Ontbrekende velden worden aangeduid ter controle. Vertalingen worden automatisch uitgevoerd en volgen de juiste terminologie. Afbeeldingen worden geëxporteerd en eventueel gebruikt voor nieuwe packshots of product shoots (allemaal automatisch gegenereerd).

Productfiches worden automatisch gegenereerd in de juiste huisstijl. En de verrijkte data? Die wordt gepusht naar waar jij ze wil: webshop, externe platformen, salesmateriaal, marketingcampagnes …

Voor welke bedrijven is een single source of truth interessant?

Een single source of truth is vooral waardevol voor bedrijven met veel-, complexe- of snel veranderende productdata.

Denk aan KMO’s die:

Veel producten hebben.
Of net veel varianten van een (paar) product(en) beheren.
Producten voeren die veel technische specificaties hebben.
Productfiches of veiligheidsfiches maken.
Data in meerdere talen en markten nodig hebben.
Leveranciersinformatie ongestructureerd binnenkrijgen en moeten verwerken.
Veel informatie moeten aanleveren aan externe platformen.
Veel tijd verliezen aan manueel kopieerwerk van productdata.

Het gaat dus niet alleen over “meer data verzamelen”. Het gaat vooral over data die correct, volledig en bruikbaar moet zijn om sneller en foutloos mee te werken.

Conclusie: één hele waarheid werkt beter dan vijf halve

Een single source of truth klinkt misschien als een groot datawoord, maar in de praktijk is het heel eenvoudig. Iedereen in je bedrijf moet deze vraag makkelijk kunnen beantwoorden: Waar staan de juiste productdata? Heb je daar geen duidelijk antwoord op? Dan betaal je elke dag een kleine prijs. In tijdverlies, foutjes, frustratie, dubbel werk en inconsistente communicatie.

Data Jane helpt Vlaamse KMO’s om daar komaf mee te maken. Niet met zware theorie, maar met een praktische aanpak: bronnen samenbrengen, data controleren, ontbrekende informatie aanvullen en alles klaarzetten voor webshop, productfiches, sales, marketing en externe platformen.

Want slechte productdata doet vaak pas pijn wanneer het te laat is.

Benieuwd hoe Data Jane bij jouw bedrijf een single source of truth kan opzetten? Neem vrijblijvend contact op met ons team data-experts.

Veelgestelde vragen

Wat is een single source of truth?

Een single source of truth is een databron binnen een bedrijf waarvan iedereen weet dat de informatie die je erin terugvindt juist en up-to-date is.

Waarom is een single source of truth belangrijk voor KMO’s?

Omdat KMO’s vaak met veel data werken, maar die niet bundelen en structureren. Informatie zit dan verspreid in bijvoorbeeld een ERP, Excelbestanden, PDF’s, mappen, mailboxen en webshops. Zonder centrale bron ontstaan fouten, dubbel werk en discussies over welke informatie klopt.

Is een ERP geen single source of truth?

Soms gedeeltelijk, maar meestal niet volledig. Een ERP bevat vaak cruciale data, zoals prijzen, artikelnummers en voorraad, maar niet altijd commerciële teksten, vertalingen, productfiches, afbeeldingen, veiligheidsinformatie of marketingdata. Bovendien moet een ERP ook aangevuld worden. Als dat handmatig gebeurt, is de kans op fouten reëel.

Wat zijn de grootste voordelen van een single source of truth?

De grootste voordelen zijn minder fouten, minder manueel werk, tijdswinst, een betere samenwerking tussen afdelingen en consistentere communicatie naar klanten.

Voor welke bedrijven is een single source of truth interessant?

Vooral voor bedrijven met veel productdata of complexe informatie is een single source of truth zeer relevant. Heb je veel technische specificaties of vertalingen? Krijg je leveranciersdata ongestructureerd binnen en krijg je die moeilijk verwerkt? Dan helpt Data Jane je om een single source of truth op te bouwen door processen te automatiseren.

Maakt Data Jane een single source of truth?

Ja. Data Jane bundelt data uit verschillende bronnen en controleert die op fouten en hiaten. Vervolgens structureren, verrijken en verwerken we de informatie. Zo kunnen we bijvoorbeeld automatisch productfiches, technische fiches of andere documenten in de juiste huisstijl maken.

Is Data Jane een extra systeem bovenop ons ERP?

Data Jane vervangt je ERP niet. Je ERP kan een informatiebron voor Data Jane zijn, maar ook een platform waarnaar Data Jane informatie doorstuurt nadat die gestructureerd en verrijkt werd.

Waar maakt een single source of truth komaf mee?

Met losse Excelbestanden, oude productfiches, dubbel invoerwerk, foutieve specificaties, ontbrekende velden, inconsistente vertalingen en de eeuwige vraag: “Wie heeft de laatste versie?”